Online oprichten van vennootschappen?
Geen probleem vanaf 1 augustus 2021.
Een vennootschap (vb. BV/NV) oprichten vereist vandaag een fysieke aanwezigheid van de oprichters, of hun gevolmachtigden bij de notaris voor het ondertekenen van de oprichtingsakte. Hieraan komt binnenkort verandering.
Het wetsontwerp van 10 juni 2021 zet een Europese richtlijn van 2019 inzake het gebruik van digitale instrumenten en processen in het vennootschapsrecht om in Belgisch recht. Dit zal er voor zorgen dat een online oprichting van een vennootschap tot de mogelijkheden zal behoren.
Wat houdt de online oprichting van vennootschappen precies in?
De online, of digitale oprichting houdt in dat de oprichters of de gevolmachtigden niet meer fysiek bij de notaris aanwezig moeten zijn en dat elk van de betrokken partijen vanuit zijn eigen kantoor zal kunnen handelen.
Inderdaad, bij een online oprichting zal de authentieke oprichtingsakte in een gedematerialiseerde vorm verleden worden via een elektronisch platform beheerd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat.
Met andere woorden, de digitale authentieke oprichtingsakte zal tijdens een videovergadering met de notaris elektronisch kunnen behandeld en ondertekend worden mits naleving van oa. de volgende voorwaarden:
- de partijen verschijnen voor de notaris via een videoconferentie;
- de partijen identificeren zich en ondertekenen de digitale akte elektronisch aan de hand van een elektronische identiteitskaart;
- de notaris ondertekent de in digitale akte aan de hand van een elektronische identiteitskaart;
- de partijen dienen zich niet fysiek het ambtsgebied van de notaris te bevinden.
Dezelfde voorwaarden gelden eveneens voor de digitale authentieke volmacht die sinds 4 mei 2020 eveneens mogelijk is.
Uitzonderingen?
Ja, indien de oprichting gepaard gaat met een inbreng in natura (vb. inbreng van een onroerend goed, aandelen, machines, licenties, edm.) dan is een online oprichting niet mogelijk en zal nog steeds fysieke bijeenkomst bij de notaris vereist zijn.
Daarenboven is het zo dat de notaris steeds een fysieke verschijning kan eisen indien:
- indien er redenen zijn om te vermoeden dat er identiteitsfraude is gepleegd, en
- indien dit noodzakelijk is om de naleving te controleren van de regels inzake a) de handelingsbekwaamheid van een partij of b) de vertegenwoordigingsbevoegdheid van een partij om in naam en voor rekening van een rechtspersoon op te treden.
Inhoud van de digitale authentieke akte
De inhoudelijke vereisten voor het verlijden van de authentieke akte wijzigen niet.
Vanaf wanneer?
De online oprichting van een vennootschap zal in principe mogelijk zijn vanaf 1 augustus 2021.
